People Decision Note — fair process, documentation এবং operating continuity মাথায় রেখে replacement decision-এর একটি practical framework. Employment law ও HR policy প্রয়োজনে qualified advice দিয়ে যাচাই করুন।
প্রথম প্রশ্ন: মানুষ fail করছে, নাকি role system?
Performance problem দেখলেই replacement করলে root cause একই থাকে। অনেক সময় job description অস্পষ্ট, authority নেই, training হয়নি, target contradictory অথবা manager feedback দেয়নি। আবার কিছু ক্ষেত্রে system clear থাকা সত্ত্বেও capability বা accountability gap persistent থাকে। দুইটি situation আলাদা করতে হবে।
চারটি diagnosis bucket
- Role clarity: expected output ও priority পরিষ্কার?
- Capability: কাজটি করার skill/knowledge আছে?
- Environment: tool, data, authority ও manpower আছে?
- Accountability: clear expectation ও support-এর পরও repeated miss হচ্ছে?
Improvement window
Non-critical performance issue-তে documented improvement plan দিন: 2–5টি measurable expectation, support/training, review date এবং consequence. Duration role ও issue অনুযায়ী নির্ধারণ করুন। লক্ষ্য punishment নয়; fair evidence তৈরি করা।
Replacement signal
Clear role, reasonable support এবং repeated review-এর পরও critical output consistently miss হলে; trust/data integrity issue থাকলে; team culture materially ক্ষতিগ্রস্ত হলে; অথবা role-এর future requirement এবং current capability-এর gap realistically close না হলে replacement consider করা যায়। Serious misconduct/safety/legal issue আলাদা process চাইতে পারে।
Continuity plan ছাড়া replacement করবেন না
Access list, pending work, customer/supplier relationship, passwords, files, cash/stock responsibility এবং handover owner আগে ঠিক করুন। Replacement decision ঠিক হলেও poor handover নতুন risk তৈরি করতে পারে।
Hiring lesson capture করুন
প্রতিটি failed hire-এর পর লিখুন: sourcing কোথায় দুর্বল ছিল, interview কোন signal miss করেছে, work sample ছিল কি না, probation KPI কেমন ছিল। তাহলে replacement শুধু একটি exit নয়—recruitment system-এর feedback হয়।
Owner action: কাউকে replace করার আগে এক পাতার evidence sheet বানান: role expectation, support given, actual result, review dates, risk এবং continuity plan. Decision quality নাটকীয়ভাবে improve হবে।